מהו האירוע הכי-הכי? המפיקים בוחרים

סבתא שלי תמיד מספרת, שאצלם, ברוסיה, חתונה הייתה אירוע של חודש שלם.

שבועיים לפני החתונה היו יוצאים כל בני המשפחה רכובים בכרכרות אל העיירה בה מתגוררת משפחת הכלה. במשך שבועיים שלמים היו שוחטים, טוחנים, אופים, מסייעים לתופרת בתפירה ושזירת שמלת הכלה. טורחים ועמלים כדי להפיק (אז הם לא ידעו שמדובר בהפקה, חשבו שאלה פשוט הכנות..) את החתונה הגדולה...

עם הכליזמרים היו סוגרים עניין בבית הכנסת. צלם לא היה. סידורי פרחים - תלוי מה היה בגינה. אבל השמחה... השמחה הייתה גדולה!

היום, חתונה היא כבר לא רק חתונה. גם בר מצווה דורשת הפקה בסדר גודל של חלוקת פרסי האוסקר, וכל ערב התרמה הופך לגאלה השנתית...

הטכנולוגיה המתקדמת, ההפיכה של המרחב הגלובאלי לכל כך קרוב ונגיש, חושפת בפני רבים את האופציות הבלתי נגמרות, שיכולות להפוך כל אירוע רגיל - לאירוע שלא יישכח. אופייה של הסביבה החברתית החדשה מאתגרת ומביאה רבים, שלא להסתפק רק באירוע סטנדרטי של אולם, קייטרינג, תזמורת וצלם.

כדי שלא נצא 'מתנשאים' חשוב להוסיף, כי קצב החיים המתיש כל כך ועמוס של היום, לא מאפשר לרבים להתפנות, הן מבחינת החשיבה והן מבחינה פיזית, כדי לארגן את השמחה המשפחתית, האירוע העסקי או המפגש השנתי של תושבי השכונה. זאת הסיבה שמפיק אירועים כבר אינו נחלתם הבלעדית של אנשי העשירון העליון. תוכלו לפגוש אותו גם באירועים של אנשים עסוקים יותר או פחות, שאוהבים סדר, ארגון והרבה חן וחדשנות בשמחות שלהם.

מפיק, בשביל מה זה טוב?

"עד לא מזמן הפקות אירועים נחשבו למותרות, והיו בהישג ידם של העשירונים העליונים", אומרת זיוה מלול, מפיקת אירועים למגזר הדתי ולתושבי חו"ל. "אך עם חלוף השנים הם הפכו למוצר מבוקש יותר ויותר בקרב ההמונים. כיום היא מיועדת לכל אדם המעוניין להפיק אירוע של פעם בחיים".

"אנשים חושבים שהפקה זה במה ומערכת הגברה" אומר אפרים זילברברג, מנהל חברת "אפקט – ייזום והפקה" העובד בעיקר עם הציבור החרדי, "אבל זה הרבה מעבר. יש הפקות שבמהלך תכנונן אני ממש מוציא ספר מודפס עם כל הפרטים הכי קטנים, כדי שיצליחו וכדי שתהיה הרמוניה בין הספקים השונים. לא מספיק לבחור בקייטרינג טוב, בתזמורת מוצלחת, באולם יפה. צריך שכולם ישתלבו זה בזה ושיהיה מישהו שינצח על הכול בצורה מקצועית".

כשאתה מפיק אירוע לרגל 130 שנה לישיבת חברון, זה דבר חסר תקדים. הושבנו כ- 5000 בוגרי ישיבה סביב שולחנות ערוכים במרכז הקונגרסים בנייני האומה. האירוע היה מדויק ומלא תכנים. היו שם כל גדולי ישראל. לאירוע הופק ספר ברכות של חברות מובילות במשק. הערב סוקר בכל העיתונים והמדיה. ערב כזה מוכיח שעבודתו של המפיק היא חובה, וכבר אין עוררין על כך.

"להפיק זה אומר לקחת לידיים אירוע ולהרים אותו מההתחלה", מוסיפה ריזי צייגר, מפיקת אירועים במקצועה המשמשת בארבע שנים האחרונות כמפיקה החיצונית של טקס פרסי ישראל של מרכז ההסברה. מהי משנתה לגבי נחיצותו ותפקידו של המפיק? "להגות את הרעיונות, לחשוב על קונספט, להחליט עם הלקוח מה הוא רוצה להשיג באירוע הזה, לבנות את כל השלבים, לסגור עם ספקים, להיות אחראית על הכול עד הפרטים הכי קטנים. הפקה בעיניי היא הגשמת חלום או חזון של מישהו ומימוש שלו".

גבריאל דובק, מרצה למקצועות ההפקה בבית הספר למלונאות "תדמור" ומפיק אירועים בעצמו, מוסיף לגבי תפקידו של המפיק ומדגיש, כי "אחד מתפקידיו החשובים של המפיק, זה שגם מצביע על יכולותיו, הוא השליטה בטיימינג כי לוח הזמנים הוא הנושא הכי כאוב". עוד מוסיף דובק, כי מפיק אמור "להביא ספקים ואומנים מתאימים לאירוע עצמו, להוריד מהראש של הלקוח את העיסוק בהפקת האירוע שלו ולהגשים לו את הפנטזיות".

חשוב לציין, כי למרות שהפקת אירועים מתקשרת באופן ישיר ומיידי לשמחות משפחתיות, זה לא נגמר שם. "תחום הפקת האירועים מתפתח,מתחזק ומתעדכן כל הזמן", אומרת רייזי צייגר. "זה מתחיל בחברה הכללית, באירועים משפחתיים, באירועים ממלכתיים, כל הזמן עולים רעיונות חדשים ואטרקציות, וזה ממשיך בעולם החרדי - בדינרים שישיבות יוזמות ובאירועים מיוחדים. היום אין כמעט חברה, ישיבה או ארגון חסד שלא עושה אירוע למתג את עצמו ולשים את עצמו על המפה. בעולם החרדי עניין הירידים תפס תאוצה: העיתונות החרדית יוזמת הרבה כאלו כי הנשים צמאות לזה".

לומדים שמחה

הביקוש הגובר בשנים האחרונות הביא לכך שיותר ויותר אנשים מבקשים ללמוד את התחום.

דובק, שמלמד כאמור ב"תדמור", עוסק בהפקת אירועים רבי משתתפים מזה 25 שנה. ברזומה שלו אירועים וטקסים מכל סוג: אירועי המכביות, טקס הדלקת המשואות, אירועי הפננינג גדולים לילדי פנימיות ג'וינט ישראל, הפקות למוסדות וחברות גדולות. "בארץ ישנן 6-7 מסגרות לימוד למקצוע", הוא אומר. מדובר במקצוע בלתי פורמאלי, שלמעשה אין לו תואר אקדמי או אחר, אולם ניתן ללמוד אותו באופן מקיף ורציני: "הקורס שלנו לניהול והפקת אירועים חושף את הסטודנטים שרוצים לעסוק במקצועות ההפקה על התמחויותיה בענף. הקורס הוא מרוכז ונמשך כחצי שנה, במפגשים דו שבועיים. מעבר להרצאות, ישנן גם תצפיות על אירועים בזמן אמת, סיורים מקצועיים עם ספקים ובעלי מקצועות ההפקה בשטח, סטאז' בחברת הפקות שכל סטודנט חייב לעשות בסוף הקורס.

רק לאחר הגשת תיק הפקה, מקבלים תעודה. אפשר בהחלט למצוא את בוגרי הקורס משתלבים בענף בנישות השונות: יש שמעדיפים לעבוד בגני אירועים, במלונות ובמרכזי כנסים, יש שמצטרפים לחברות קייטרינג, יש שמעדיפים תערוכות וירידים ויש שעובדים במשרדי ייצוג האומנים או פסטיבלים. האפשרויות רבות ומגוונות והבסיס הוא אותו בסיס: תיאום וניהול אירוע. המפיק, תפקידו לתאם בין כל הספקים ובעלי המקצועות כדי שהאירוע יהיה מוצלח ויתאים לצרכי הלקוח".

• למי מתאים ללמוד את המקצוע?

"בעיקר למי שיש לו את ה'חיידק' ההרפתקני הזה, לעשות יש מאין. זה יהיה בדרך כלל מי שתמיד נמצא במקום של ארגון ויוזמה. זה צריך להיות מישהו שמתאים לו לחיות באווירה בלתי פורמלית וכל הזמן 'להמציא את הגלגל מחדש', כי כל אירוע הוא פרויקט בפני עצמו, עולם ומלואו. חשובה גם היכולת לעמוד בלוחות זמנים, בתקציב, לדעת לרצות את הלקוח ולהגשים את חלומו ולמצוא גם בו במקום, תוך כדי אירוע, את הפתרונות לכל דבר בלתי צפוי".

• איך יודעים היכן כדאי ללמוד?

"מי שרוצה ללמוד יודע שהוא רוצה להשתלב בענף באופן כללי, אבל עדיין לא חשוף לאינספור אפשרויות, נישות וענפים בתוך התחום. חשוב, שהקורס ייתן את כל ההיבטים והזוויות של הנושא, שיפגיש את הסטודנטים עם בעלי המקצוע בענף, שיהיה בו חלק פרקטי, מעשי ולא רק תיאורטי. למשל, מפגישים את הסטודנטים עם בעלי מקצוע מהשורה הראשונה בתחום התאורה, בטיחות, ניהול כלכלי, משפטנות וחוזים, נימוסים והליכות. חשוב, שילמדו איך בונים מצגת - פרזנטציה שיווקית, שייפגשו עם תחום המזון והמשקאות, עם שף ו/או מנהל חברת קייטרינג. חשוב ללמוד על התנהלות של מפיק מול בתי מלון וגני אירועים, איך זה עובד".

בין ירושלים לניו יורק

העולם הגלובאלי הפך קטן, אך מסתבר שההבדלים בינינו לבנם עדיין קיימים. מה קורה באמריקה, אפשר לשאול את השי גיי', אמן, מעצב וסטייליסט מניו יורק בעל חברתscoop & company. "מבחינתי- הפקה כוללת הכול, משלב התכנון הראשוני דרך בחירת מקום האירוע, עיצוב המקום עד הפרט הקטן ביותר".

השי התחיל את דרכו המקצועית בחברת שרותי מזון. “תמיד אהבתי לעצב אירועים ומסיבות ולא הבנתי מדוע אנשים מפיקים אירועים רדודים ומשעממים שחוזרים על עצמם כאשר באותו מחיר ניתן ליצור אירוע ייחודי, עם אווירה מיוחדת, ברמה קולינארית משובבת עין”. הוא פתח מסעדה והחל לקבל מאורחיו הזמנות לאירועים גדולים וחשובים, שם יישם את יכולתו האמנותית.

מאז הקים את חברת ההפקות, הוא נותן שירותים לציבור היהודי החרדי אך מקבל הזמנות גם מגופים לא יהודיים, כשהמשותף לכולם הוא האוכל הכשר למהדרין. השי מתאר חתונה שהפיק, דרכה ניתן ללמוד את ההבדלים בין רמת ההפקה בארץ לרמה שבחו"ל: "הפקתי חתונה שנערכה במלון "וולדורף אסטוריה", אחד מבתי המלון הידועים והמפורסמים בעולם. מדובר בהפקה של כמה מיליוני דולרים. כמו כן היה גם אירוע מיוחד בסוהו, אליו הוזמנו כ- 2,300 אורחים, האליטה של החברה הניו יורקית: ידוענים, אנשי ציבור וממשל. חשנו סיפוק עצום כשהצלחנו להראות להם שאפשר להגיע לרמה כל כך גבוהה של הפקת - על בכשרות מהודרת".

שרי שטיירמן,מ - Silver Spoon מציינת גם היא את ההבדל בין מה שקורה שם למה שמתרחש כאן אצלנו. "מרבית ההפקות שלי הן גרנדיוזיות בקנה - מידה שאינו מקובל בארץ. אני לא ממעיטה בערך ההפקות בארץ, ראיתי שם ביצועים מהממים. אצלי גם קידוש רגיל בשבת להולדת בת אינו רגיל, אלא חגיגה לעיניים ולחך. אני עובדת עם נשים מוכשרות להדהים שמייצרות את כל העוגיות המסוכרות המיוחדות לנו ועוד מיניז ופטיפורים. הגימיק הכי מוצלח שלי הוא עוגה בצורת קנקן תה דקורטיבי ולצידה 100 ספלי תה קטנים,אכילים לגמרי...זהו להיט ענק".

עוגה בצורת קנקן תה

העולם הגלובאלי הפך קטן, אך מסתבר שההבדלים בינינו לבנם עדיין קיימים. מה קורה באמריקה, אפשר לשאול את השי גיי', אמן, מעצב וסטייליסט מניו יורק בעל חברתscoop & company. "מבחינתי- הפקה כוללת הכול, משלב התכנון הראשוני דרך בחירת מקום האירוע, עיצוב המקום עד הפרט הקטן ביותר".

השי התחיל את דרכו המקצועית בחברת שרותי מזון. “תמיד אהבתי לעצב אירועים ומסיבות ולא הבנתי מדוע אנשים מפיקים אירועים רדודים ומשעממים שחוזרים על עצמם כאשר באותו מחיר ניתן ליצור אירוע ייחודי, עם אווירה מיוחדת, ברמה קולינארית משובבת עין”. הוא פתח מסעדה והחל לקבל מאורחיו הזמנות לאירועים גדולים וחשובים, שם יישם את יכולתו האמנותית.

מאז הקים את חברת ההפקות, הוא נותן שירותים לציבור היהודי החרדי אך מקבל הזמנות גם מגופים לא יהודיים, כשהמשותף לכולם הוא האוכל הכשר למהדרין. השי מתאר חתונה שהפיק, דרכה ניתן ללמוד את ההבדלים בין רמת ההפקה בארץ לרמה שבחו"ל: "הפקתי חתונה שנערכה במלון "וולדורף אסטוריה", אחד מבתי המלון הידועים והמפורסמים בעולם. מדובר בהפקה של כמה מיליוני דולרים. כמו כן היה גם אירוע מיוחד בסוהו, אליו הוזמנו כ- 2,300 אורחים, האליטה של החברה הניו יורקית: ידוענים, אנשי ציבור וממשל. חשנו סיפוק עצום כשהצלחנו להראות להם שאפשר להגיע לרמה כל כך גבוהה של הפקת - על בכשרות מהודרת".

שרי שטיירמן,מ - Silver Spoon מציינת גם היא את ההבדל בין מה שקורה שם למה שמתרחש כאן אצלנו. "מרבית ההפקות שלי הן גרנדיוזיות בקנה - מידה שאינו מקובל בארץ. אני לא ממעיטה בערך ההפקות בארץ, ראיתי שם ביצועים מהממים. אצלי גם קידוש רגיל בשבת להולדת בת אינו רגיל, אלא חגיגה לעיניים ולחך. אני עובדת עם נשים מוכשרות להדהים שמייצרות את כל העוגיות המסוכרות המיוחדות לנו ועוד מיניז ופטיפורים. הגימיק הכי מוצלח שלי הוא עוגה בצורת קנקן תה דקורטיבי ולצידה 100 ספלי תה קטנים,אכילים לגמרי...זהו להיט ענק".

אולם מסתבר, שכשמדובר בשמחה משפחתית הלב היהודי חושב על "ישראל". מה שמביא אותם לקחת את המשפחה ולהגיע לארצנו הקטנטונת. לערוך את החתונה או את שמחת בר המצווה במיוחד ליד הכותל... כשמדובר באירועים שמתקיימים בארץ יש כאלו המעדיפים את המפיקים המקומיים. לאפרים זילברברג יצא להפיק אירועים לתושבי חו"ל: "הם רוצים לחגוג דווקא בארץ הקודש ולכן חשוב להם להכניס כמה שיותר אלמנטים ישראלים, מקומות מיוחדים וכדומה. כמובן הם הכי מבקשים אירוע סטייליסטי, כמו באמריקה...".

שטיירמן מצידה חושבת, כי עדיף להביא יחד עם המשפחה גם את המפיק מחו"ל. "היום עם מיילים וניידים העולם קטן", היא אומרת, "אני מתקשרת עם קליינטים בכל מקום".

יצירתיות היא שם המשחק

עם כל שלל התכונות שצריך 'מפיק טוב', הוא צריך, אולי יותר מכל דבר אחר, יצירתיות. לעיתים מתבטאת היצירתיות באופן הטוב ביותר, דווקא כשדברים לא מסתדרים כמו שהיו צריכים. "לפני זמן רב הפקתי אירוע בחוות רונית בעונת האביב", משחזרת זיוה מלול את אחד הרגעים היצירתיים שחוותה כמפיקת אירועים.

"השעה הייתה שמונה בערב וקבלת הפנים הייתה בעיצומה. היא התקיימה, כיאה לעונה, ברחבה החיצונית תחת כיפת השמיים. לפתע החל לרדת גשם לא צפוי, כי דובר על מזג חמים ואביבי.

"רגעים מסוג זה דורשים החלטות מיידיות להערכות מחדש והמון קור רוח, על מנת לא לגרום לבלבול בקרב המוזמנים, וכך היה: בלי לאבד עשתונות אספנו מיד את כל הצוותים והחלטנו להעביר את המוזמנים ולקיים את קבלת הפנים בתוך המבנה, שלא היה ערוך לכך.

"תוך כדי ראיתי בזווית עיני, שנגני התזמורת שהיו אמורים להופיע בהמשך הערב הקדימו להגיע. ניגשתי אליהם וביקשתי ארגון מיידי להופעה ספונטנית, שבעזרתה אסב את תשומת לב האורחים ואתפנה להתארגן עם קבלת הפנים בחלל החדש. הנגנים הוציאו את כלי הנגינה ובלי תכנון החלו לנגן מוזיקה קצבית תוך כדי ריקוד. אט אט התאספו המוזמנים סביבם ומהר מאד היו מרותקים למופע.

"כך שכמעט לא הבחינו בכל הלוגיסטיקה שהתנהלה מסביב. הקהל היה מרותק, הגברים שבחבורה הצטרפו לריקוד המדבק, ובדיעבד אני יכולה לומר שבכל מהלך שנות עבודתי לא ראיתי קבלת פנים מרגשת מזו".

האירוע הכי הכי שלי:

פנינו בשאלה זהה לכל אחד מהמרואיינים לכתבה זו וביקשנו שישתף אותנו באירוע הראשון, המרגש, המיוחד ביותר שהפיק והפך בעבורו ל'אבן דרך':

• אפרים זילברברג, "אפקט ייזום והפקה"

הראשון

אירוע קלאסי של מכון להנצחת השואה בציבור החרדי. "מדובר באירוע השקה מושקע לספר שיצא לאור והתקיים בבנייני האומה. הרעיון היה להראות את התקומה שאחרי השואה. בקבלת הפנים הוצבו מסכים מיוחדים, כאשר בכל אחד מהם הוקרן סרט על עיירה אחרת, ובפרונט מעין עץ קטן שמסמל את התקומה, את התקווה. בעיניי זה היה אירוע מכונן, כאשר הוצאנו אל הפועל את הרעיון האופטימי למרות הנושא הכבד. מדובר באירוע שבהחלט דחף אותי קדימה".

המיוחד

"הפקנו השקה של הוצאת ספרים גדולה באולם אווניו שבקרית שדה התעופה. הזמנו לשם 3000 איש, כאשר בתכנית המרכזית הצגנו מופע מולטימדיה מרהיב בטכנולוגיה הכי מתקדמת. המחשנו את קבלת התורה ביצירה מרתקת של 25 דקות. באירוע אחר, המציין 130 שנה לישיבת חברון, עשינו דבר חסר תקדים: הושבנו כ - 5000 בוגרי ישיבה סביב שולחנות ערוכים במרכז הקונגרסים בנייני האומה. האירוע היה מדויק ומלא תכנים. היו שם כל גדולי ישראל. לאירוע הופק ספר ברכות של חברות מובילות במשק, והוא סוקר בכל העיתונים והמדיה. מבחינתי, זה גם עשה את העבודה מבחינת פרסום".

המרגש

"אירוע של עזר מציון, אליו הזמנו את מיטב הזמרים. על הפסנתר ישב המלחין הנודע, יוסי גרין מארה"ב, שכל השירים שהושמעו באותו ערב היו שלו. האירוע התקיים באולמי "הדר דימול" בעיצוב קלאסי ומיוחד. הכניסה הייתה מתוך מרפסת, כך שאנשים שמכירים את האולם אפילו לא זיהו אותו. זה הרעיון של ההפקה, לצאת מהקופסא, לחשוב יצירתי עם דמיון ומעוף. השיא של הערב היה הופעתו של בחור חולה בכסא גלגלים ששר את 'רפאנו'".

• שרי שטיירמן, Silver Spoon , ניו יורק

הראשון

"לימדתי בתיכון יוקרתי בניו ג'רזי, במשכורת עתק של כרבע מליון שקל בשנה, אבל הגעתי למסקנה שזו ההזדמנות שלי לעשות הסבה מקצועית. הייתי בפרשת דרכים והיו לי שתי אופציות, אז עשיתי מה שכל יהודי טוב עושה: הלכתי להתייעץ עם רב גדול, שאמר לי שהייעוד שלי הוא לשמח אחרים".

"החלטתי לקפוץ למים עמוקים, ולהפיק את בר- המצווה של בני הצעיר. במבט לאחור, להיות בעלת השמחה והמפיקה זו משימה קשה שבעתיים, ואני לא ממליצה על כך לאף אחת. בכל זאת, האירוע היה להצלחה מסחררת בכל קנה מידה, וקיבלתי בעקבותיו שלוש הזמנות לאירועים מאורחים נלהבים.


• ריזי צייגר, rise production"

הראשון

ההפקה הראשונה של צייגר הייתה אירוע מפואר של הכנסת ספר תורה. "מדובר במשפחה אמידה שהגיעה מניו יורק. יש להם בית יפיפייה בירושלים והיה חשוב להם לצאת משם ולהכיל את כל הקהל. היו שם למעלה מאלף איש, קייטרינג עצום, הכל היה יפה, פאנסי, הרבה שיק. בנינו אוהל ענק בחוץ עם מסכים, והייתי מאד שמחה עם הפרויקט הזה, כי הוא נעשה תוך כדי הלימודים שלי".

המרגש

"אני תמיד מתרגשת לראות מה נבנה מכלום, למשל: כשהפקתי השקה של קניון ויצרתי מעין אולם בתוך אתר בנייה, עם מנופים כשהכול תלוי באוויר, ותוך דאגה ששום דבר לא ייפול.

המיוחד

שבע ברכות למשפחה ידועה בעיר דוד בירושלים. המקום עצמו פתוח ויפה, אבל היה צריך להתחיל מאפס. בניתי לערב הזה תכנית עבודה שלמה: יישרנו את הרצפה, פרסנו עליה שטיח דשא, העמדנו שולחנות וכסאות, ארגנתי שופרות עם תאורה עליהם, קישוט של כל השטח, הופעת אומן ידוע, לוליין על חבל, כמובן גם קייטרינג יפה, דרכי הגעה וגישה, חניות. באופן טבעי, בכל אירוע כזה אני מאד מתוחה, נרגשת, רוצה שיצליח, אבל אף פעם אין רצון עז שהאירוע כבר יסתיים בשלום, יש אדרנלין ותחושה מדהימה".

• זיוה מלול

המרגש

ההפקה המרגשת ביותר עבור מלול הייתה אירוע התרמה לעמותת "נותנים תקווה", בה היא מתנדבת. "הספקים והאומנים שפניתי אליהם נענו בחיוך ענק לתרום את חלקם להצלחת האירוע. חדורים ברוח השליחות יצאנו לדרך וארגנו הפקה אדירה בחצר של בית פרטי בסביון. בין השירים המרגשים ששרו שם עלתה לבמה אימא של ילדה חולה וסיפרה בהתרגשות, שבזכות הערב ההוא והכסף שגויס בו, הייתה אפשרות להטיס את הילדה שלה לטיפולים יקרים בחו"ל, דבר שבסופו שהציל את חייה. לא זוכרת רגע מרגש מהרגע ההוא, הבנתי שמעבר להנאה ולכוח שאני שואבת דרך ההפקות, יש לי שליחות אמיתית לשמח אנשים ומשפחות".

• השי גיי scoop & company ניו יורק

"אחד האירועים הבולטים שלנו, היה בישראל: ארבעה עשר ימים של חגיגת בר- מצווה, שכללה אירועים מהגולן ועד אילת, אפשר לומר הפנינג של ממש. הכול תוכנן בסגנון אמריקני מובהק. לשם כך הובא לישראל קונטיינר ענק של ציוד ייחודי. זו הייתה לוגיסטיקה מסובכת, דאגתי לפרטים הכי קטנים. מאות אביזרים מיוחדים עם הרבה שיק, מפות יוקרה וכלים בייצור מיוחד. הבאתי איתי צוות של עובדים מיומנים, מתנות אישיות לכל אורח שעוצבו בארה"ב. הכל נעשה כמבצע צבאי. בכל ערב, בכל נקודה בארץ, ברמת הגולן או על המצדה, הוכנו אירועים משגעים. היה צוות שממונה על הטסת המוזמנים, אירוחם והסעתם לפי לוח הזמנים שתוכנן. שיא החגיגות, האירוע המרכזי, היה במגדל דוד. הפקת ענק עם תזמורת של 40 נגנים זמרים ועיצוב חלומי".

רוצים להפיק את האירוע בעצמכם?

גייסו לכם 2-3 מכרים בעלי חוש ארגון שיעזרו לכם במהלך הערב ואמצו את הרעיונות הבאים:

• התחילו בתכנון האירוע כארבעה חודשים לפני, כדי שתזכו בספקים ובאולם שתרצו וכדי שהתכנון יהיה נינוח ולא לחוץ.

• הגדירו לעצמכם מסגרת תקציבית לכל אחת מההוצאות של האירוע.

• קחו מחברת תכנון וכתבו לעצמכם איך אתם רוצים שייראה האירוע שלכם. סביב איזה נושא ייחגג האירוע? מה תרצו להראות בו? מהי המטרה של האירוע? חשוב שהעמוד הזה יהיה פתוח לנגד עיניכם בכל פעם כשתעסקו בתכנון.

• חשבו על מקום אירוע מתאים והתחילו לברר על מחירים ואפשרויות.

• החליטו על נותני הישרות השונים: קייטרינג, תקליטן או תזמורת, תאורן, צלם וכדומה. התאימו אותם לקהל האורחים שלכם.

• חשבו על האווירה שאתם רוצים ליצור ובהתאם לכך תיבנה התכנית של הערב. אם תרצו אווירה תנ"כית תצטרכו לגייס תפאורה מתאימה, אם תרצו באווירה אוריינטלית תפנו לחברה שמספקת אותה.

• הכינו רשימת אורחים ותכננו בתבונה את מקום הושבתם. באירוע עצמו המכרים שגייסתם יעזרו בארגון ההושבה, כדי שתוכלו אתם להתפנות לקבלת האורחים.

• מתנה לאורחים: חשבו על שי מקורי שיינתן לכל אחד שיגיע לאירוע.

• אל תלאו את הקהל בהרבה נאומים, מצגות והופעות. חישבו על דבר אחד חשוב מביניהם, שיר של בעל השמחה וכדומה, והתמקדו בתכנונו.

• הכינו לוח זמנים לכל שלב באירוע, כאשר אתם לוקחים בחשבון גם דברים שנעשים בו בזמן, לדוגמא: מנה ראשונה בזמן שחתן בר המצווה נכנס לאולם, מנה עיקרית בזמן שהכנר מנגן סביב השולחנות.

• חשבו על אטרקציה שתכניס את הקהל למסגרת: בר משקאות מיוחד, פעילות לילדים (כשמדובר בחגיגת חלאקה, בת/בר מצווה), קריקטוריסט שמצייר את האורחים.

תפקידו של המפיק - בשלושה שלבים - על פי זיוה מלול

כל הפקה של אירוע, בכל תחום שהוא, דורשת תכנון קפדני, ארגון דקדקני ויכולת תיאום מקסימאלית.

זהו תהליך שלם המורכב משלושה שלבים עיקריים:

שלב ראשון- מלאכת התכנון: יש להפיק תוכנית מפורטת לאירוע המכילה את כל פרטי ומאפייני האירוע, לרבות: קונספט האירוע, מקום האירוע, סגנון מוזיקלי מתאים, מועד האירוע, קהל יעד באירוע, מספר המשתתפים, קונספט עיצובי, אטרקציות ועוד.
בשלב זה בונים לוח זמנים מדויק לפעולות שיש לבצע עד ליום האירוע.

שלב שני - ריכוז של כל פרטי ההתקשרות עם הספקים שיתנו שירותים באירוע: האולם, הקייטרינג, הלהקה, המעצב, וספקי הציוד למיניהם. שלב זה כולל מכרז להצעות מחיר, ניהול משא ומתן ובחירה של הספקים המתאימים ביותר להשתלב באירוע לפי אופיו וצרכיו.
בסמוך לאירוע מקיים המפיק פגישת ספקים, בה מתואמים הצרכים והדרישות של כל ספק, ונעשה סנכרון בין הספקים על מנת לעודד מתן שרות יעיל ביניהם.
במקביל נעשית התקשרות עם משתתפי האירוע: הזמנות, אישורי הגעה לאירוע ותכנון של סדר ההושבה באירוע.

שלב שלישי- השלב המכריע, יום האירוע: החל משעות הבוקר המוקדמות מגיע המפיק לשטח ומתחיל, יחד עם מערך הספקים, בהקמת וביישום הרעיונות בשטח תוך שימת דגש על כל הפרטים.
בהמשך יש לאחד את כל הספקים לכדי צוות אחד לאותו ערב. לנהל את האירוע על פי לוח הזמנים שנקבע מראש. לדאוג לכך שכל הספקים מתפקדים כפי שתוכנן, והחשוב ביותר: שבעלי האירוע יוכלו להתפנות לארח את המוזמנים וליהנות מהאירוע.

הכתבה באדיבות 'סטייליש'

קישורים:
כנסו לאתר 'סטייליש'

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!