יש לכם עסק? כך תשלטו בהוצאות • מיוחד

החודש פרסמו אמצעי תקשורת רבים את מה שכולנו יודעים, רק במספרים מדויקים.

המדור הכלכלי של YNET קבע שהיקף ההוצאות באשראי על מזון גדל משנת 2008 בלא פחות מ-36% (לפי נתוני חברת גמא ניהול וסליקה). ולסיכום עשור עם עליה של 23% במדד יוקר המחיה, פרסם כלכליסט נתונים לגבי התייקרותם של מוצרים שונים: דלק 95 אוקטן התייקר ב-84%, גני ילדים התייקרו ב-46%, שירותי בנק התייקרו ב-39%, וכרטיס נסיעה באוטובוס התייקר ב-28%, רשימה מלאה יותר הייתה כוללת כמובן מחירי דיור, מים, חשמל ועוד סעיפי הוצאות רבים.

אין ספק שיוקר המחיה בישראל מרקיע שחקים בעוד שרמת ההכנסה הממוצעת מתקשה להדביק אותה. ועד שנראה את תוצאות המחאה החברתית שקוראת לשינוי מיידי וצדק חברתי, עד שראש הממשלה או שר האוצר ינקטו בצעדים משמעותיים שיטפלו בעלות המחיה, תוכל אתה, בעל העסק- להגדיל את ההכנסות.

לא פעם קורה שבעלי עסקים מגלים רק בסוף החודש כמה כסף הם הכניסו לחברה – ולעתים אפילו הרבה יותר מאוחר. במקרים מסוימים, יש אפילו כאלה שממתינים לדיווח של רואה החשבון שלהם כדי לדעת מה הייתה ההכנסה. זה מאוחר מדי. בזמן החולף העסק עלול להיכנס לסחרור מסוכן, שקשה מאוד להיחלץ ממנו.

בעוד שנתוני רואה החשבון חשובים, הפתרון המעשי להגדלת הכנסה מיידית הוא יצירת תחזית שעל פיה ניתן לפעול בזמן הנכון. תחזית זאת גם יוצרת יעדים שהולכים וגדלים בקצב התרחבות סביר, ומשום שהם מבוססים על נתוני אמת מהשטח הם גם לא מנותקים מהמציאות. הנקודה העיקרית היא שהתכנית מעניקה לבעל העסק שליטה!

התחזית מתבצעת על ידי "תכנית עסקית חודשית" אשר דורשת עדכון על פי נתונים הנאספים במהלך החודש, על מנת שתישאר כל הזמן קרובה למציאות ככל שניתן.

לא, זה לא משהו מסובך שדורש המון התעסקות. פעם אחת משקיעים ובונים אותה כמו שצריך, ולאחר מכן קל מאוד לעדכן ולשדרג אותה ללא מאמץ רב. היא נותנת תחזית טובה מאוד לחודשים הקרובים ותחזית כללית לעיתים עד שנתיים קדימה.

התוכנית חשובה לכל עסק, ומומלצת במיוחד לחברה שנמצאת בצעדיה הראשוניים, או שרוצה לעבור התרחבות.

השיטה עובדת כך:

לצורך נוחות מומלץ לבצע את התכנון בטבלת אקסל (לא חובה). הטבלה מציגה בכל פעם מספר חודשים ידוע קדימה. זה יכול להיות 12 חודשים אבל גם 24 חודשים יכולים לתת תמונה טובה. מדי חודש מוחקים ממנה חודש אחד ומוסיפים לה חודש נוסף, כך שהיא תמיד מעודכנת. בעמודה מספר 1 בטבלה נמצא החודש שזה עתה הסתיים, שלגביו יש כבר נתונים עובדתיים, שאומתו. יתר הטבלה מורכבת מצפי בלבד, שמבוסס על סטטיסטיקות מהחודשים הקודמים ועל צפי גידול ריאלי.
הטבלה הבסיסית כוללת 5 רכיבים עיקריים:

א. תכנון ההכנסה – כמה לקוחות חדשים צפויים להתווסף בכל חודש. כמה ירכשו הלקוחות הקיימים. כמה ירכוש לקוח ממוצע. לעיתים ניתן להשתמש במחזורים משנה קודמת (או שנים קודמות) עם תיקונים בהתאם להערכות בעל העסק. בחלק הזה גם מציבים יעדים לגידול, והמטרה היא לנסות לעבור במציאות את היעדים. הטבלה מראה למנכ"ל מה עליו לדרוש מהעובדים ולאחר מכן מתרגמים את זה לפעולות מוגדרות.

ב. עלות מכר – הערכה של עלות חומרי הגלם ו/או הסחורה. בכל חודש מתבצעת הערכה של אחוז עלות המכר מהמחזור ובצורה כזאת, לאחר שבסעיף 1 נקבע המחזור, ניתן להעריך את הסכום שיידרש על מנת לבצע את הרכש בחודש הבא. אם יש חודשים בהם יש רכישה למלאי שאינה תואמת את קצב המכירה באותו חודש (עקב יבוא מרוכז, ניצול מחירים עונתיים או כל שיקול אחר) רצוי לשים זאת בשורה נפרדת.

ג. עלות משכורות – משכורות הן לא בהכרח הוצאה קבועה. אם שיטת התגמול בעסק היא לפי ביצועים (ככל שההכנסה גדלה השכר עולה) – מדובר בהוצאה משתנה. כמו כן, אם החברה מספקת שירותים, קחו בחשבון שהחלק העיקרי של ההוצאות יוקדש למשכורות. (במידה והעסק מוכר מוצרים יש להתייחס לעלויות בהתאמה).

ד. עלות תפעול ושיווק – מקצים את סכום הכסף למטרות אלה לאחר חישוב מדויק של מה שרוצים לבצע בכל חודש, ומכאן נגזרת תוכנית ההוצאות בתחומים אלו.

ה. ניהול אובליגו – החלק הזה משקף את האובליגו, החזרי הלוואות (כולל תשלומי אשראי) מתי מחזירים, באיזה קצב וכו'. זה משפיע על הרווח/הפסד בפועל.

כל חודש בוחנים את כל הטבלה מחדש, רואים מה השתנה, בוחנים אם העסק נמצא ברווח או הפסד תפעולי – ומתכננים מה צריך לעשות כדי להפוך את זה לרווח.

הטבלה לא נשארת קבועה מכיוון שתמיד יש נתונים שעשויים להשתנות. לדוגמה סכום הרכישה ללקוח הממוצע, או מספר הלקוחות הרוכשים בפועל, אבל גם עלויות הדלק או מחיר החשמל. שום דבר לא נשאר קבוע. לכן מעדכנים את האקסל אחת לחודש. זהו נוהל קבוע ששומר על רלבנטיות התוכנית, ומאפשר לראות מה צופן העתיד. כך עולים על טעויות, לא נתקעים במצבים מקובעים, ומאפשרים לנתונים חיצוניים להילקח בחשבון.

הטבלה מציגה צפי לגידול במכירות ומצד שני את ההוצאות הצפויות בשנתיים הקרובות. היא יוצרת תחזית המגדירה מתי תעבור החברה לרווח תפעולי, ואף מתי היא תכסה את ההשקעה הראשונית.

התוצאות בשטח מאוד ברורות - כתוצאה מהיישום, הטבלה מכניסה סדר וחוסכת זמן ניהולי רב. בנוסף, זהו כלי שעוזר למנהל להציב יעדים נכונים, לעלות על טעויות, אי הבנות ומשתנים אחרים. כעת המנכ"ל נמצא בשליטה, וכתוצאה מכך הוא מסוגל להגדיל את ההכנסה וליהנות משיפור תמידי.

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!