הטעות הנפוצה שאתם עושים עם האי - מייל שעלולה לעלות לכם ביוקר

לפעמים עובדים משתמשים בכתובות המייל הפרטיות שלהם לצרכי עבודה, ובהתקשרות מול מקבל השירות או הלקוח אך שימו לב כי הדבר עלול ליצור בעיות שונות. אז מדוע חשוב שהעובדים בארגון ישתמשו בכתובת דוא"ל ארגונית רשמית ולא בפרטית? הנה 6 סיבות שמדגישים במערך הסייבר הלאומי.

אבטחת מידע: כתובות דוא"ל מסחריות לא תמיד מציעות רמות הצפנה בסטנדרטים גבוהים. כך לדוגמה, כתובות מייל אישיות מקושרות פעמים רבות לרשתות חברתיות ואפליקציות נוספות, כאשר ישנה פריצה לאחת מאלה, גם המידע שבמייל עלול להיחשף. בנוסף, נותן השירות של כתובת המייל המסחרית, יכול לעשות שימושים משניים במידע.

פרטיות: ארגונים רבים מקבלים פרטים אישיים של לקוחות דרך הדוא"ל כדי לטפל בפניות. חשיפת המידע הרגיש לסכנת אבטחת מידע ודלף תפגע גם בפרטיות האזרח, ובקניין הרוחני. 

הונאות: שימוש בתיבת דוא"ל מסחרית מהווה פתח להונאות והודעות דיוג כאשר מקבל השירות מתקשה להבדיל בין הודעה מגוף רשמי או כתובת מייל מתחזה. במייל רשמי ומאובטח קיים אימות של זהות השולח, מה שמגן מפני זיוף כתובות מייל. 

בקרה: בכתובת רשמית הארגון יכול לפקח על המידע, על בעלי הגישה לתיבה, להעניק תמיכה, לגבות, לבצע ארכוב מידע או למחוק אותו בעת הצורך. כך הארגון יוכל להיות בבקרה על כל אלה, ושתהיה לו יכולת התאוששות טובה לאחר אירוע סייבר או אירוע תפעולי.

מניעת אובדן מידע: ההתכתבויות בין השאר מהוות ארכיון לארגון, בעיקר כאשר מדובר בפניות של הציבור. שימוש בכתובת מייל אישיות עלול להוביל לאובדן המידע כאשר לגוף אין יכולת לגבותו, או כאשר העובד עוזב את תפקידו. לכן למשל מומלץ לפתוח תיבה ייעודית עבור פניות של לקוחות. 

שמירה על אמינות: תיבת המייל היא חלק מהתדמית ומהרשמיות של הגוף הציבורי. שמירה על נהלים תקינים יבטיח את שלמות חופש המידע ושקיפות הגוף הציבורי. 

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!