5 טיפים להבטחת תרומות ומענקים עבור העמותה שלכם

כידוע, וכפי שכתבתי במאמרי הקודמים, קיים חוסר שקיפות בו פועלות קרנות פילנתרופיות, וברור הוא כי הדבר מקשה על עמותות בתהליכי גיוס כספים. חשוב לדעת שגם בכיוון ההפוך, עמימות מצד עמותות ביחסיהן מול קרנות יכולה להוות בעיה. עמימות זו אינה נובעת תמיד בהכרח מרצון של העמותה להסתיר פרטים לגבי אופן פעולתה, אלא מתוך חוסר יכולת להציג נתונים ברורים. במצב הנוכחי של חוסר יציבות כלכלית, עמותות רבות מתקשות לעיתים לקבוע תקציב מתוך צורך ו/או רצון לדחות החלטות מסוימות כמו לדוגמא קיצוצים לרגע האחרון. הדבר עלול לפגוע לרעה בסיכויי ההצלחה של תהליכי גיוס כספים, שכן לשם הגשת בקשות לתמיכות ותרומות מקרנות, יש צורך בהכנת חומרים ומסמכים רבים באופן מפורט ומקצועי.

נציגי קרנות פילנתרופיות יתקשו לבחון בקשות למענקים ותרומות ללא תכנית מפורטת ותקציב ברור אשר ישקפו חוסר ניסיון, חוסר ידע או חוסר החלטיות מצד העמותה. כאשר לא ברורים התוכניות והכיוון של העמותה- הסיכוי לקבלת מענה חיובי קלוש ביותר. מעבר לעובדה שעמימות מצד עמותות פוגעת בתחושת הביטחון של הקרן לגביהן ולגבי האופן בו ינוצלו כספי התרומות שלה אם תופנה אליהן, אין ביטחון בכך שנציגי הקרן ישקיעו את המאמצים הנדרשים כדי לבחון לעומק את הבקשה לתרומה או לחקור על העמותה, מעבר לנתונים המופיעים בה.

חוסר שקיפות מצד עמותות יכול לפגוע בסיכוייהן לגייס כספים מן הקרנות, ובנוסף עלול להוביל גם להחמצת הזדמנויות לקבלת ייעוץ וליווי של אנשי מקצוע מטעם הקרנות, ועזרה מול האתגרים שעומדים בפניהן. בתהליכי פיתוח משאבים, ישנה חשיבות רבה בטיפוח יחסים כנים במטרה לשמר ערוצי מימון לטווח הארוך.

אם כן, כיצד עמותות יכולות לוודא כי הן משדרות שקיפות מול הקרנות?
תוכן ברור


בין אם מדובר על בקשה למענק או דו"ח לאחר קבלת התרומה, החומרים המוגשים לקרן צריכים להיות מפורטים וברורים. שאלו עצמכם האם גם אדם שאינו מכיר את העמותה, הקרן הפילנתרופית, הפרויקט המדובר יבין את התכנים.

יש לכלול בבקשה למענק כמו גם בדיווח על התקדמות פרויקט תוכן נהיר לגבי מטרות הפרויקט, דרך הפעולה המתוכננת לקידומו, הרקע לבקשת המענק ועוד. במידה וחלו שינויים במהלך חיי הפרויקט, יש להתייחס לכך ולהסביר באופן מלא את הסיבות והשיקולים שהביאו להם.

דו"ח מפורט וברור אין משמעו בהכרח דו"ח ארוך במיוחד. יש לשאוף ליצור דו"ח תמציתי ככל הניתן. הימנעו מתיאורים ארוכים ופרטים מיותרים.

תקציב מפורט

יש לכלול בחומרים המוגשים לקרנות תקציב מפורט, אשר מתייחס הן להוצאות והן להכנסות הצפויות. לעיתים ניתן לכלול מספר תרחישי תקציב, אך זאת בתנאי שתצוין באופן ברור הסיבה לכך, והשיקולים שיובילו לבחירת התקציב בו ייעשה שימוש בסופו של דבר.

תוכנית ותקציב ריאליים

היזהרו מלהציג תכניות יומרניות מדי. על תכנית הפרויקט והתקציב להיות הגיוניים ולהציג תחזיות מציאותיות. קרנות פילנתרופיות לא יעניקו תרומות לעמותות במידה והפרויקט המדובר יתפס בעיניהן כבלתי ריאלי. חשוב להבין שגם בטווח הארוך יש לכך חשיבות. מצב בו עמותה שקיבלה מענק לא הצליחה לעמוד בציפיות שעלו בבקשה המקורית שלה לתמיכה, עלול לערער את קשר עם הקרן. אין מניעה מלהציג חזון ויעדים לעתיד, אך בבקשה לתרומה ובדיווחים על פרויקטים קיימים יש להציג תכנית ותקציב ניתנים להשגה במסגרת הזמן המדוברת.

מנהיגות חזקה ויציבה

ישנה חשיבות רבה במנהיגות חזקה אשר מסוגלת לנהל את העמותה באופן יעיל מול קשיים ואתגרים בפניהם היא עומדת או עלולה לעמוד בעתיד. פעמים רבות חשוב לנציגי קרנות פילנתרופיות להבין כיצד מתנהל תהליך קבלת ההחלטות בעמותה. לדוגמא, אילו דרגים מעורבים בתהליך, האם מדובר על ההנהלה והצוות הבכיר בלבד או גם צוות זוטר יותר ואף מתנדבי העמותה? כיצד מתנהל התהליך? באילו גורמים נעזרים לקבלת החלטות? כיצד מאזן הארגון בין צרכים ארוכי-טווח וקצרי-טווח?

שיתוף קרנות באתגרים והחלטות חשובות

אחד מן ההיבטים של שקיפות הינו בתקשורת בין העמותה והקרן המממנת תוך כדי התקדמות הפרויקט. כאשר עולים אתגרים בלתי צפויים או לקראת קבלת החלטות חשובות אשר יכולים להשפיע באופן משמעותי על המענק, רצוי ליצור תקשורת יזומה מצד העמותה, ובכך לשמור על מערכת יחסי אמון. אין זה מומלץ שהקרן תגלה על שינויים או בעיות, גם אם נפתרו בסופו של דבר, רק עם הגעת הדו"ח התקופתי. יתרה מכך, קרנות רואות ערך גדול בכך שהן יכולות להוות מקור ידע וסיוע למקבלי המענק, ולתמוך בהן באתגרים במהלך הדרך.

הכותבת הינה חני סודרי העוסקת בייעוץ, ליווי והגשת בקשות לקרנות בחו"ל העומדת בראש המרכז לגיוס כספים בע"מ

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!