שעון נוכחות או אפליקציית נוכחות – מה עדיף?

ככל שארגון מתרחב, ניהול נוכחות העובדים והתמודדות עם לוחות הזמנים היומיים, השבועיים והחודשיים מהווים אתגר גדול ביותר. תהליך מדידת הנוכחות הוא חיוני לפעילות חלקה ומוצלחת של כל ארגון. כיום, עם התפתחות טכנולוגיית המידע והדיגיטליזציה, ישנן פתרונות טכנולוגיים מתקדמים הנותנים מענה לאתגרים הללו. הפתרונות הבולטים הם שעון נוכחות ואפליקציית נוכחות, המספקים מערכת יעילה לניהול הנוכחות של העובדים. במאמר זה, נדבר על היתרונות הרבים של שעון נוכחות ואפליקציית נוכחות לעובדים בעסקים קטנים, בינוניים וארגונים גדולים, ובנוסף, נעזור לכם לבחור את הפתרון המתאים עבור הארגון שלכם.

שעון נוכחות – יתרונות וחסרונות

אחד היתרונות המרכזיים של שעון נוכחות הוא קלות ומהירות השימוש. שעון נוכחות הוא פתרון מוכר ויעיל שמתאים לכל עסק עם מיקום קבוע או מספר מיקומים קבועים להחתמת נוכחות. אם יש לכם עובדים ללא טלפון חכם או כאלה שמתקשים בתפעול אפליקציות (גם ברמה הבסיסית ביותר) אז ייתכן וזה הפתרון המתאים עבורכם. לשעוני הנוכחות כיום יש אפשרויות החתמה רבות. ניתן לבצע החתמה בעזרת טביעת אצבע,זיהוי פנים, כרטיסי קרבה RFID, סיסמא ועוד. שעוני הנוכחות כיום נמכרים במכירים מעולים ויודעים להתחבר ל-WIFI ואפילו להשתמש בכרטיסי SIM כדי לקבל גישה לאינטרנט.

שעון נוכחות מומלץ מאוד במקרים בהם העסק נמצא במקום קבוע שאליו מגיעים כל העובדים – ניתן ורצוי למקם את השעון במקום נגיש בכניסה לעסק על מנת לאפשר גישה נוחה לעובדים. היתרון הבולט ביותר בשעון הוא אימות ההחתמה שמתבצע באמצעים כמו טביעת אצבע וזיהוי פנים – אמצעים שלא ניתנים לזיוף, ולא רק זה – הם מאפשרים החתמה מהירה מאוד ללא עיכובים ומבטלים את הצורך בשימוש בכרטיס או צ'יפ שאותו אפשר לאבד או לשכוח בבית.

תמונה מאיזיטיים www.eztime.co.il

אפליקציית נוכחות – יתרונות וחסרונות

אפליקציות הנוכחות התחילו לקבל תאוצה בעשור האחרון – לאחר כניסת הטלפונים החכמים ותפוצתם הרבה.השימוש באפליקציות מתאפשר עקב הנגישות וההטמעה המהירה. גם לארגון גדול וגם לעסק קטן – החסכון הוא מיידי – קודם כל, אין צורך ברכישת שעון נוכחות ובנוסף, הקלות במעבר בין חברות שונות המספקות מערכת נוכחות – ללא צורך ברכישת שעון נוכחות חדש בכל מעבר.

אפליקציות נוכחות נותנות מענה מצויין לעסקים שבהם העובדים מחתימים ממספר רב של מקומות או שעובדים מהשטח / מהבית. קחו לדוגמא טכנאי שטח שלא מתחילים את יום העבודה במיקום העסק – ניתן לדווח כניסה / יציאה ישירות מהאפליקציה ובלחיצת כפתור. כמו כן, ניתן לקבל מיקום שבו בוצע הדיווח ולתת הרשאה לדיווחים רק ממקומות מותרים שאותם תגדירו מראש. בנוסף – האפליקציה לרוב פותחת בפני המעסיקים והעובדים פיצ'רים נוספים כמו – שליחת הודעה ובקשות הקשורות לנוכחות העובד, צפייה בדו"ח השעות החודשי וחתימה על הדו"ח, דיווח ימי חופשה ומחלה ועוד.

תמונה מאיזיטיים www.eztime.co.il

שעוני הנוכחות והאפליקציות בעסקים גדולים, בינוניים וקטנים המעסיקים אפילו עובד אחד (!) מייצרים חסכון בכסף ובזמן למנהלי העסק וגם לעובדים עצמם. תתארו לכם מצב בו רישום השעות נעשה בצורה ידנית – מצב זה לרוב מביא עימו אי דיוקים וחוסר יכולת לשלוט בזמני העובדים ובתיקצוב נכון בעסק, בנוסף, אפשר למצוא מקרים שבהם שימוש בשעון נוכחות או אפליקציה מביא לחסכון של עד עשרות אחוזים בעלויות העובדים – גם בגלל יכולת מדידה טובה יותר וקבלת נתונים מקיפה, וגם עקב דיוק בתשלום השכר עבור שעות העובדים.

היכולת לעזור לניהול ביצוע סדר היום וניהול הזמן. באמצעות שעון נוכחות, העובדים מדווחים את זמני ההגעה והעזיבה שלהם בדרך קלה ומהירה וכך ונמנעות טעויות ועיכובים מיותרים. המערכת מאפשרת קיצור דרך בעזרת האוטומטיזציה ומניעת כשלים אנושיים, וכך העובדים מסייעים לארגון להתמודד בצורה יעילה יותר עם פעילות יומית מורכבת.

הניהול היעיל של נוכחות העובדים עשוי לשפר גם את תהליכי התכנון והתפעול של הארגון. בזכות המידע הדיגיטלי המדויק הזמין מהשעון נוכחות, ניתן לנתח נתונים, לקבוע מגמות, ולכן לקבל החלטות חכמות יותר בנוגע לאורך השעות עבודה, השכר והתפתחות הצוותים. המידע הזמין מאפשר גישה נוחה ובזמן אמת לסטטיסטיקות שונות, דוחות נוכחות ומידע נוסף שיכול לשמש ככלי ניהולי חזק.

בנוסף, שעון נוכחות ואפליקציית נוכחות מספקים שליטה מוחלטת ודיווחים מדויקים לגבי הנוכחות של העובדים. זה יכול לשמש ככלי ניהולי מקצועי במידה וישנה צורך לנהל תהליכים משפטיים או לבצע חישובים של שכר והקצאות. נוסף לכך, המערכת יכולה להיות מותאמת אישית ולספק דיווחים שונים בהתאם לדרישות הארגון. ניתן ליצור דוחות על נוכחות יומית, שבועית או חודשית, ולהתאים אותם לפי תפקידים, מחלקות או פרויקטים מסוימים.

כלי ניהול הנוכחות הדיגיטליים גם מסייעים בהגברת השקיפות והאמינות לצד העובדים. בעזרת האפליקציה, הם יכולים לצפות בנתוני הנוכחות שלהם, לבצע שינויים בדיוק הנוכחות, ולקבל מידע מדויק על סה"כ השעות שעבדו ועל המשכורת שלהם. זה משפר את חוויית העובד ומצמצם את הפוטנציאל לטעויות או לאי הבנות.

לסיכום, שעוני נוכחות ואפליקציה מתקדמת לניהול נוכחות מספקים לארגונים יתרונות רבים. הם מסייעים בניהול הזמן ובשיפור התהליכים היומיים, מעניקים דיווחים מדויקים ושקיפות, ומסייעים בקיצור הזמנים ובהגברת היעילות. בנוסף, הם מציעים נוחות מירבית לעובדים ומשפרים את חוויית העובד. בעזרת שימוש בכלי ניהול הנוכחות הדיגיטליים, יש בידי הארגון את הכלים המתאימים לניהול יעיל ומדויק של נוכחות העובדים, השכר ותהליכי התפעול.

כמו כן, אנו ממליצים לבחור במערכת נוכחות מתקדמת בענן שתתן לכם התראות ויכולות ניתוח מתקדמות.

מאמר זה נכתב בשיתוף עם EZTIME – מערכת נוכחות מתקדמת בענן

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!