איך חברה לייעוץ עסקי יכולה לסייע בייעול תהליכים בחברות?

לצורך הכתבה, התייעצנו עם גורם בכיר מחברת FRONTIS – ייעוץ עסקי, שסיפר לנו על חברות רבות שפונות לייעוץ עסקי מתוך מטרה לשפר את התהליכים הנוכחיים שלהם. פעמים רבות הן מבינות כי הן יכולות לפעול טוב יותר, להגיע למטרות שלהן, אך הן לא יודעות מהי הדרך הנכונה ביותר לפעול. יועץ עסקי הוא בעל מקצוע חיצוני ומנוסה שיכול לראות את התמונה המלאה של מה שמתרחש בחברה, לנתח את התהליכים השונים, לתת המלצות וליצור תוכנית שהחברה תוכל לממש ושתקדם אותה.

חשיבות האובייקטיבית לקראת ייעול תהליכים

חברה אשר מוכנה לצאת לדרך ולייעל את התהליכים הנוכחיים שלה מבינה כי היא חייבת להסתכל על כל המרכיבים בחברה. חברת ייעוץ עסקי יכולה להגיע לחברה, לצפות בנעשה, לערוך תשאולים, לעבוד עם גורמים שונים ולזהות את האתגרים, הקשיים ואת ההזדמנויות הקיימות. חשוב מאד להסתכל על כל אלה בעיניים אובייקטיביות כיוון שהמטרה היא לא לשפוט את המצב הקיים אלא להבין כיצד אפשר להגיע למצב הרצוי.

כאשר התהליך מתבצע בתוך החברה, על ידי המנהלים או אפילו ההנהלה, לא תמיד ישנה שקיפות ואובייקטיביות. זה דבר טבעי שהמנהלים רואים את החלק שלהם ולכן לא פעם הם מתקשים לראות את נקודות החולשה. היתרון של הזמנת חברה חיצונית הוא ביכולת שלה להיות אובייקטיבית ולהביא רעיונות שכל מטרתם הוא לייעל את החברה ולסייע לה. ליועצים אין אינטרסים מכל סוג שהוא ולכן הם מסוגלים לראות את המצב הקיים ולהציע תוכנית שינויים יעילה.

בחינת התמונה הפיננסית המלאה

מעבר לכך שחברה חיצונית מביאה ראיה אובייקטיבית כוללנית, היא גם יכולה להבין את האתגרים הפיננסיים הנוכחיים והעתידיים שיכולים להיות לחברה. היועצים מבינים היטב בתהליכים, בייעול, בניהול ובכספים כך שהם יוכלו לזהות לא רק כשלים בתהליכים אלא להבין כיצד אלו משפיעים על המצב הפיננסי של החברה. כמו כן תהיה להם יכולת להציע הצעות ייעול התואמות את התקציבים הקיימים.

למעשה, נדרשת אובייקטיביות ומקצועיות כדי להבין מה הוביל את החברה למצב הנוכחי ומה צריך לעשות כדי להוביל אותה למצב הרצוי. יש צורך בתקשורת טובה עם כלל הגורמים ויכולת לראות קשיים כלכליים אך גם הזדמנויות פיננסיות שהחברה עדיין לא זיהתה.

איתור הזדמנויות אותן כדאי לנצל

חברה לייעוץ עסקי יכולה לעזור בייעול החברה על ידי זיהוי הזדמנויות שאיש מטעמה לא ראה. פעמים רבות החברה עובדת בצורה שהיא רגילה לעבוד ולכן אין לה את היכולת לראות הזדמנויות. לפעמים מדובר בהזדמנויות פנימיות (כמו כוח אדם יוצא דופן) ולפעמים בחיצוניות (למשל התרחבות עירונית) ולפעמים החברה יודעת שישנן הזדמנויות אך היא לא יודעת כיצד לנצל אותן לטובתה.

התפקיד של חברת הייעוץ הוא להבין מה המצב הכללי של החברה, לזהות את החולשות, האיומים, האתגרים וגם את ההזדמנויות. בעזרת עיניים מקצועיות, ניסיון רב ואובייקטיביות, היועצים יוכלו לראות את התמונה הנוכחית המלאה ובהתאם להציע תוכנית עבודה מסודרת שתוביל את החברה למקום בו היא רוצה להיות.

יצירת תוכנית עבודה רחבה

תפקידה של חברת הייעוץ העסקי רחב כשהיא שמה לעצמה למטרה לסייע לחברה באופן שהכי נכון לה. לכן, היא תיקח את כל הנתונים ותיצור תוכנית עבודה מפורטת אשר תתאים לחברה, לכוח האדם ולתקציב שלה ותציע אותה לגורמים הרלוונטיים. המטרה היא להתאים את התוכנית לחברה ולא את החברה לתוכנית כך שישנו צורך בהקשבה לאורך כל הדרך.

התוכנית צריכה להיות מפורטת וברורה. היא תכלול את המחלקות השונות של החברה באופן שמתאים לכל אחת מהן. כיוון שהיא תיכתב בשיתוף פעולה ובהתאם לפעולות שהחברה יכולה לבצע, יתכן ויתבצעו תיקונים לפני היציאה לדרך ובכל מקרה היועצים יהיו שם כדי לוודא שאפשר יהיה להוציא אותה לפועל.

הדרכה, ליווי והכוונה

בהתאם לתוכנית העבודה יש לעדכן את המחלקות השונות ואת כוח האדם המתאים בפעולות שעומדות להשתנות. במידת הצורך יש לקבוע הדרכות למנהלים ולעובדים כך שהם יוכלו לבצע את העבודה באופן אשר תואם את תוכנית העבודה. היועצים יעמדו לרשות החברה על פי הצורך עם הדרכות מתאימות, ליווי אישי אם צריך והכוונה כפי שיקבע מראש.

בהתאם לאופן הליווי והצרכים של החברה, היועצים יוכלו להמשיך להיות בקשר איתה ולערוך עדכונים בתוכנית כך שהחברה תוכל להתקדם למקום אליו היא רוצה להגיע. ייעול תהליכים נוגע לחלקים רבים בחברה והחוכמה היא לבצע את התהליך באופן שמתאים לה ובשיתוף פעולה חיובי של העובדים והנוגעים בדבר.

חברת הייעוץ המתאימה לתהליך

להלן מספר טיפים חשובים כדי לבחור את חברת הייעוץ המתאימה לעסק שלכם:

לייעול תהליכים בחברה עשוי להוביל להתנגדויות אם הוא נעשה באופן שאינו מתאים לעובדים, למנהלים או להנהלה. לעומת זאת, כשהתהליך מתבצע באופן שמתאים למצב הנוכחי של החברה, ליכולת של העובדים ולחזון שנקבע על ידי החברה, שיתוף הפעולה גדל וההצלחה בהתאם. מכאן אפשר להבין כי גורם חיצוני יכול לעזור מאד בהטמעת תהליכים חדשים וכי חברת ייעוץ עסקי יכולה להיות משמעותית בכך.

בחירת חברת הייעוץ לעסקים צריכה להתבצע תוך בחינת קפדנית. יש לבדוק מה הניסיון הקודם של החברה, מיהם היועצים ומה הרקע שלהם. יש לשאול על הניסיון האישי שלהם, כיצד מתבצע תהליך מההיבט הכלכלי, עד כמה הם מעורבים בחברה, איזה ליווי נוסף הם יכולים לתת ועד כמה הם מחויבים לתהליך. כמו כן יש לשים לב לאינטראקציה בשיחה, להתרשם מהתקשורת ובהתאם להחליט אם זו החברה המתאימה לעבוד איתה.

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!