סוף מעשה במחשבה תחילה//מנדי קוריץ

כל העסקים ה"גדולים" יושבים בתחילתה של כל שנה ומתכננים אותה, חושבים על מוצרים, משדרגים ומשפרים מוצרים קיימים, מוסיפים מוצרים חדשים, מחליטים לאיזה קורסים וסדנאות ללכת, מה ללמוד, במה להתמקצע, חושבים על דרכים חדשות לשיווק, בודקים מה עבד ומה לא עבד, ובעצם עוצרים לרגע את העבודה השוטפת כדי להתבונן מ"למעלה" על העסק ולראות איך אפשר לשפר ולשדרג אותו בשנה הבאה.

אנחנו, כבעלי עסקים קטנים, הרבה פעמים נוטים לדלג על השלב החשוב הזה, ופשוט "זורמים" מיום ליום, בלי לתכנן, בלי לשאוף לאנשהו, ובעיקר להיות במצב הישרדותי כזה או אחר, שלא ברור בו מה יהיה בחודש הקרוב ומאיפה תגיע ההכנסה.
אנחנו גם נוטים להיות פאסיביים ופשוט לחכות לעבודה שתגיע, במקום ליזום, לשווק ולמשוך את הלקוחות שלנו אלינו.

אז איך בעצם מתכננים שנה? תכנון שנה בנוי מכמה וכמה חלקים שצריך להקיף בעסק. השבוע נתחיל מתכנון והצבת יעדי מכירות לשנת 2022 (מחזור מכירות): החשיבות של הצבת יעדים גם אם זה רק לנו כבעלי העסק וגם אם זה לעובדים היא גבוהה מאוד. אחד המודלים הנלמדים ביותר בבתי ספר לעסקים ובסדנאות ניהול הוא מודל סמארט. המודל נותן דרך קלה ופשוטה להצבת יעדים בצורה שתאפשר שאיפה למצוינות.

‏S – Specific (ספציפי)
‏M – Measurable (מדיד)
‏A – Attainable (בר השגה)
‏R – Relevant (רלוונטי)
‏T – Time bound (מוגבל בזמן)

לדוגמא: מנהל בתחום הביטוח שמציב יעד לאיש המכירות שלו שהוא:
ספציפי – ביטוח חיים
מדיד – 5 מכירות
בר השגה – מרבית הנציגים מגיעים לכ-4 מכירות
רלוונטי – המוצר נמכר בכמויות הללו כבר תקופה ארוכה בימים האחרונים
מוגבל בזמן - היעד הוא 5 מכירות ליום
 
מחקרים רבים שנעשו בדבר מצאו כי ב-90% מהמקרים כאשר יעדים הם ספציפיים וגם מאתגרים (אך לא בצורה מוגזמת) הביצועים היו טובים יותר. כאשר האמירות בסביבת העבודה היו דוגמת "תנסה יותר" או "תעשה את הכי טוב שלך" התוצאות היו פחות טובות ממקומות שבהם עבדו לפי יעדים שאמרו משפטים כמו: "תנסה לשבור את השיא שלך" או  "נסה להגיע לפחות ל-80% או יותר".

כדי לבנות יעדים תתחילו מלבדוק כמה מחזור העסק שלכם ביצע בשלוש שנים האחרונות, כולל הערכה של עד סוף השנה הזו. אם אנחנו רואים שיש עליה עקבית מידי שנה במחזור מכירות, אז כבר יש לנו נתון ראשון אם כל שנה זה אותו סכום מחזור מכירות, כמעט ללא שינוי, לא נורא שנה הבאה זה יעלה.

וניקח דוגמא: אם ב 2018 המחזור היו 100,000 שקל ובשנת 2019 המחזור היה 125,000 שקל ובשנת 2020 המחזור היה 140,000 שקל וכרגע ב 2021 אנחנו עומדים ב 140,000 שקל נכון להיום, זה אומר שהעסק מידי שנה גודל בממוצע של בין 15% ל 20%. המשמעות היא שהסכום הראשוני של היעד שלנו הוא לפחות 175,000 שקל. אבל פה מגיעה העצירה אם אתם בונים שנה נכון ותעבדו לפי יעדים, ההמלצה שלי היא לרשום יעד של בין 200,000 שקל ל 250,000 שקל - תלוי כמובן כמה אתם מוכנים להתחייב כלפי עצמכם לשנה הקרובה.

אחרי שיש לנו את היעד, ניקח לוח שנה ודף ועט ונרשום כמה ימי עבודה יש לנו מידי חודש (זה משתנה מעסק לעסק ואם עובדים שישי, ערבי חג וכד'). עכשיו כשאנחנו יודעים כמה ימי עבודה יש לנו גם חודשי וגם בשנה כולה, יש שתי אופציות.

1. דרך קצרה לעצלנים: לחלק את הסכום בימי עבודה שנתיים ואז להכפיל לפי ימי העבודה החודשיים והנה לכם יעד חודשי.

2. אבל לאלה שאכפת להם מהעסק וכבר לקחו יום שקט לתכנן, ורוצים לתכנן מדויק ומסודר, אז מסתכלים על השנים הקודמות ובודקים באיזה חודשים בשנה היה מכירות יותר גבוהות והאם זה קשור לחגי ישראל או לשנה הלועזית אם זה בשנה לועזית אז לסמן את אותם חודשים של שנת 2022 כחודשים יותר חזקים, אם זה לפי חגי ישראל אז בודקים האם בשנה הקרובה זה נופל באותם חודשים (אחסוך לכם בשנה הקרובה זה לא אותם חודשים בגל שהשנה היא שנה מעוברת)
ברגע שאנחנו יודעים את החודשים אנחנו מסמנים אותם ברשימה של 2022 כחודשים החזקים.

אופציה נוספת היא להחליט כבר מעכשיו על נקודות עיגון בשנה שתבוא כזמן למבצע יזום או מרתון מכירות, תלוי בסוג העסק, - המלצה שלי זה לקחת את החודשים הכי חלשים בעסק ושם להחליט על אותם מבצעים והתאמצות להגדיל מכירות, מכיוון שעסק בנוי על תזרים והחודשים האלו מקשים על בעל העסק בשוטף.

אחרי שיש מול עינינו את הנתונים נשב ונחלק את היעד השנתי לפי חודשים ולאחר מכן לפי שבועות, כמובן בהתחשב בנתונים שיש לנו, והרי לנו גאנט שנתי ליעדי מכירות. שאותו נרשום מסודר במחשב ונדפיס לנו.

במקרה של עסק המעסיק עובדים או מס' מוקדי מכירות, בניית היעדים יהיו כיחידת מכירה נפרדת לכל ערוץ, (כמו עסק נפרד – שנבדוק נתונים של האיש מכירות או של אותו סניף ) ואז הסכום הכללי לכלל העסק הוא היעד השנתי שלנו, שלאחר שישבנו וסדרנו נדפיס מסודר לפי כל סניף או איש מכירות, שנוכל לשבת איתו בתחילת שנת 2022 ולהגדיר לו שזה היעדים שלהם.

לכל מי שחושב שהמשימה הזו קלה ופשוטה ושזה יתבצע כלאחר יד, טועה ובגדול. מומלץ להקדיש לזה זמן ביומן, ולהתנתק מכל מיני דברים שמסיחים את דעתנו, ולבנות את זה מדויק.

הערה: לכל מי ששלח מייל לאחר הטור של שבוע שעבר, מפאת עומס הפניות לא הצלחתי לחזור ולענות לכולם ואיתכם הסליחה. הקבצים יישלחו לקראת סוף החודש הזה לכל מי שביקש.

אין במאמר זה כדי להחליף יועץ או כדי להתוות דרך, ואין בדברים הנ"ל לקיחת אחריות על פעולותיכם. מקווה שעזרתי לכם. מוזמנים להביע את דעתכם או לשתף בנושאים שמעניינים אתכם. בכל שאלה ניתן לפנות למייל:  [email protected]

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!