בעל עסק? האם כדאי לך לאחסן מסמכים בארכיב?

ארכיב - עסק מסודר הוא עסק מצליח

היתרון של שירותי ארכיב הוא שאנו יכולים להתאים את התוכנה והשירות בהתאם לצרכים האישיים של כל בית עסק. אנו מודעים לכך שכל עסק מתנהל בצורה שונה, ועל ידי ייעוץ מקצועי נוכל להפוך את התוכנה לייעודית עבור צורת העבודה של העסק שלכם. התוכנה עובדת בצורה פעולה, היא מייצרת דוחות לכל סוגי הקבצים ככה שאפשר להשתמש עם התוכנה בכל מחשב, והתוכנה מסתנכרנת עם כל מחשב. ניתן להפעיל את הסריקה דרך האינטרנט או שרת USB חיצוני. לאחר הייעוץ חברת הארכיב אליה פניתם תבנה לכם תוכנית עבודה ייעודית לעסק שלכם, נבחר אילו מסמכים קריטיים ואותם נסמן ונידע בדיוק איפה הם יושבים, נדע אילו מסמכים ניתן שלא להנפיק וכך נעשה יותר סדר בכל השרתים של התוכנה. כמו כן, במקרה בו אתם לא דיגיטליים ומעדיפים את הדרך הישנה ניתן לבחור שירותי ארכיב שאינם תלויים בתוכנה דיגיטלית אלא אחסון במחסן ייעודי מטעם חברה מקצועית.

איך ארכיב עובד?

ארכיב יכול לעבוד על כל מחשב, התוכנה עובדת בצורה בה לאחר תכנון התוכנה התאמתו לעסק ניהול המסמכים מתבצע לפי מחלקות, אגפים ותת אגפים ומחלקות. באמצעות התוכנה היא תזהה כל מסמך ואת הייעוד שלו. במקום להדפיס פעם אחר פעם את המסמכים ולגשת למגירה הייעודית להם, אתם לא צריכים בכלל לטרוח. במקרה ויש צורך בהדפסה של מסמך אתם יודעים בדיוק איפה הוא נמצא, התוכנה גם מאפשרת לנו להדפיס, לשלוח במייל וגם בפקס. 

כמה עולים שירותי ארכיב?

המחיר אותו אנו נשלם עבור שירותי ארכיב מאוד משתנה בהתאם לעסק, סדר גודל העסק, סוג השירות אשר נבחר ועוד. כמו כן, גם המתחרים שלנו משפיעים באופן ישיר או עקיף על המחיר אותו נשלם. לדוגמא, האם אנו צריכים שירותי הגנה של המסמכים? האם מערכת ההגנה שיש לנו היא מספקת? האם אנו צריכים שירותי גניזה? יש המון גורמים אשר עלולים להשפיע על המחיר, כדי לאמוד את המחיר המדויק אנו צריכים להתאים תחילה את התוכנה לבית העסק שלנו.

עוד גורם אשר ישפיע על המחיר הוא פרק הזמן בו אנו נמצאים תחת שירותי הארכיב, גם תלוי מאוד באיזו חברת ארכיב אתם בוחרים. יש חברות אשר יציעו לכם מחיר מסוים ואילו אחרות יציעו לכם מחיר שונה מהסיבות שלהן. עם זאת, אנו רוצים לא להתפשר על חברת הארכיב איתה נעבור את המסע, מדובר על שירותים אשר אנו חייבים לדעת שיש לנו על מי לסמוך, זמינות תמידית וייעוץ והכוונה. בדרך כלל המחיר עבור התוכנה יהיה מחיר חודשי, לעיתים גם שנתי. אמנם מדובר על תוכנה מאוד מתקדמת, אבל המחיר שלה הוא לא מחיר אשר יקרע לכם את הכיס, גם כאשר מדובר על עסק גדול.

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!