לנצל את הזמן, לא כמו שחשבתם// מנדי קוריץ

המשאב הכי יקר והכי מוגבל הינו הזמן שלנו. כדי להתקדם, להמשיך ולהצליח, אנחנו חייבים להצטייד במערך ניהול זמן מתוחכם ויעיל, שיאפשר לנו להגשים את המטרות והחלומות שלנו באופן הטוב ביותר. פעמים רבות, היעדר הצלחה נובע מניהול זמן כושל ולא אפקטיבי. לעיתים, האתגר קיים דווקא אצל אנשי עסקים מצליחים בתחומם. ככל שהעסק מתחיל לצמוח ולהתרחב, מעגל הלקוחות גדל, הפעילות העסקית גוברת והיומן מתמלא בצפיפות, כך הקושי לנהל את הזמן בחוכמה - נעשה גדול יותר.

לעומתם, ישנם אנשי עסקים המפעילים עסק קטן עדיין, באופן יחסי. בשלב זה, הם מתמודדים מול שעות פנויות רבות במלאי הזמן שלהם ועדיין לא חווים על בשרם את אתגר ניהול הזמן היומיומי. כאשר העסק יתחיל להמריא והם יחוו הצלחה, הם יפגשו אתגרים חדשים, עומס משימות וריבוי מטלות. כל אלה עלולים להטיל אותם לכאוס אחד גדול ולהותירם מבולבלים ונבוכים: איך אפשר לבצע הכל בו זמנית? 

אם אתם אנשי עסקים, ופעלתם עד כה בבדידות מזהרת בעסק שלכם, וכיום התרחבתם והכנסתם צוות, הרי שבנוסף לצורך לנהל את עצמיכם, נוסף לכם כאב ראש של ניהול הצוות, אחריות ומתן תשומת לב תמידית לאספקת עבודה ומעקב אחר ביצועה. ייתכן שתמצאו פתאום את עצמיכם, מגיעים למצב בו אתם מנהלים את הצוות ללא הפסקה, ועוסקים בשירותו ובייעול תפוקת עבודתו, במקום לקדם באמת את העסק שלכם.

אם אתם אנשי עסקים המתפעלים עסק של אדם בודד, אתם חווים אתגר לא קל. למעשה, אתם גם איש המכירות,  גם העובד שעושה את העבודה השחורה,  גם פקיד הגביה מהלקוחות, מנהל השיווק ואחראי התפעול. בקיצור, אתם הכל.

כלל ראשון ובסיסי ביותר שחשוב לדעת ולהבין: "ניהול זמן נכון ויעיל מביא לשיפור רווחיות העסק וליעילות גבוהה של עבודתכם".

אז מה עושים, תכל'ס? ראשית, שבו עם עצמיכם עם דף ועט, ובררו היטב על מה רוב שעות היום שלכם נשרפות. לפעמים תגלו שהלקוח שמעניק לכם את ההכנסה המועטה ביותר, סוחט  אתכם יותר מכולם. במילים אחרות, 20% מעסיקים אתכם בשביל 80%. לעתים אני שואל בעלי עסקים: "כמה שווה שעת עבודה שלך"? הם משיבים לי:" 250 ₪". לאחר בדיקה מעמיקה, מסתבר ששעות עבודה רבות שלהם מתבזבזות על עיסוק מול לקוחות, ברווח של 20 ₪ בלבד.

זה הזמן לעצור! להעלות ללקוחות הללו את התמחור, או ללמוד 'לפטר' אותם מהעסק שלכם. שנית, למדו לוותר על הסחות הדעת.  בעידן הטכנולוגי של ימינו, הסחות הדעת גבוהות מאד וקשה לנו להתנתק מהן ולהציב לעצמנו גבולות. בואו נתחיל בניהול נכון של  תיבת הדואר האלקטרוני  שלכם. האם זה קריטי עבורכם להותיר את  תיבת המייל פתוחה בכל שעות העבודה? כל עוד אינכ ם עוסקים במשרה מלאה בשירות לקוחות או במענה  ללקוחות, אינכם צריכים לעשות זאת. 

אגב, גם אם אתם עוסקים בשירות לקוחות, לא בטוח שהנכם חייבים להימצא במייל באופן טוטאלי, בכל שעות העבודה. באפשרותכם לפתוח אותו אחת למספר שעות ולטפל במיילים שהתקבלו. נעבור להודעות ווטסאפ וסמס: האם אתם מקבלים הודעות ללא הפסקה תוך כדי עבודה? זו דוגמא להסחת דעת נוספת  שמפריעה  לנו להתרכז, לבנות פעילות נכונה ולמקסם את היכולות שלנו בעבודה ובעסק .

הרשו לי לתת לכם טיפ: "אם תכבדו באמת את הזמן שלכם, תרוויחו הרבה יותר כסף".

אינכם חייבים לענות לטלפונים במשך כל שעות היום. נסו לכבות את הסלולארי לשעות  חדות, להתרכז ולעבוד. תספיקו הרבה יותר מהרגיל. גם אם יש לכם לקוחות פעילים, ניתן לתאם זמני  אי מענה ולכבות את הטלפון, כדי שתוכלו להתרכז ולהשקיע בזמן שלכם בצורה הטובה ביותר.  במידה שאתם מצפים לשיחות מכירה דרך הטלפון, ויש לקוחות פוטנציאליים על הקו, המלצתי היא להותיר את הטלפון זמין ופתוח כמה שיותר.

לעתים אני נכנס לפגישה עסקית, ועמיתיי לפגישה מתעסקים בטלפון הנייד שלהם. הדבר גורם לחוסר ריכוז. כדאי להעביר את המכשירים למצב טיסה בתחילת הפגישה, כדי לאפשר ריכוז מקסימלי ותוצאות טובות ויעילות. לסיכום, העסק שלכם לא ימריא מבדיקה חוזרת של מיילים, הודעות ווטסאפ ושהות רצופה ברשתות החברתיות. העסק ינסוק תחת ניהול זמן נכון, והשקעה חכמה של שעות עבודה  בפיתוח   עסקי  ושיווקי, בתכנון וחשיבה אסטרטגית ובעבודה מדויקת ויעילה. 

 אין במאמר זה כדי להחליף יועץ או כדי להתוות דרך, ואי  בדברים הנ"ל לקיחת אחריות על פעולותיכם. מקווה שעזרתי לכם. מוזמנים להביע את דעתכם או לשתף בנושאים שמעניינים אתכם. בכל שאלה ניתן לפנות במייל: [email protected]

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!