טעויות קורות גם למומחים//מנדי קוריץ

אז מה עושים? בודקים! קחו דוגמא בסיסית: נניח שהגשתם לרואה החשבון שלכם חשבונית רכישה בסך 10,000 ₪. העובד שלו הקליד בטעות  1,000  ₪ בלבד. למעשה, הזדכיתם על סכום מופחת. כ-1,300 ₪ הלכו לפח. לא חבל? אשתף אתכם בסיפור מעניין שקרה לי. את המסקנה קחו כהמלצה אישית ממני אליכם:  

בכל העסקים בהם אני שותף או מנהל, אני מקפיד על הנהלת חשבונות כפולה (איני מתכוון למושג הרגיל המוכר של הנהלת חשבונות כפולה בכל חברה).  הכפילות מתנהלת כך: בסוף החודש, האחראי על הנהלת החשבונות, בודק ורושם לעצמו את הסכום המצטבר  כתשלומים לרשויות המס. כאשר רואה החשבון שולח את הסכום לתשלום, אנו עורכים הצלבת מידע ובודקים את התקינות. תמיד תהיה תזוזה בגובה %5 לכאן או לכאן. אך היא בגדר סטית תקן אפשרית. 

באחת הפעמים, קיבלנו דיווח תשלום מרואה החשבון, בסכום כפול פי  6  מצפי הסכום שחזינו  במחלקת הנהלת החשבונות. העניין היה מוזר ביותר. ביקשנו מהרו"ח שיבדוק עצמו היטב עד שיגיע לכיוון התוצאה הנכונה (כמובן, לא עדכנו אותו באומדן הצפי שלנו). לאחר שעות אחדות, הרו"ח מצא את הטעות שלו, ושלח סכום מתוקן שהיה תואם לצפי  המקורי שלנו  .מקרה כזה חזר  אצלנו  במהלך השנים האחרונות  פעמיים. בשתי הפעמים הללו חסכתי למעלה  מ-100,000 ₪ ! 

אין זו סיבה מוצדקת, בעיני, לסיים את הקשר העסקי עם רואה החשבון שלי. הוא בן אנוש, כמו כולנו,  ואף אחד לא חף מטעויות. הן יכולות לקרות גם לי. גם להודות בטעות, זו גדולה. לא כולם מסוגלים לכך. ואני מעריך זאת. עד היום, כמה מעסקיי מטופלים אצל רואה חשבון זה ואני מרוצה מאד, וממשיך לבדוק היטב. זו חובתי ונאמנותי כלפי עסקיי. 

לחשב כל חשבונית

אז למדנו לא לחשב חשבונות ופשוט לעקוב. אבל מה עם החשבוניות? יש לדעת לשמור גם עליהן. את הטיפ הבא אני מציע לכל בעל עסק, לשנן ולזכור היטב. פעמים רבות מדי נוכחתי לדעת כמה הוא חיוני וחשוב עבור כולנו. ישנן רכישות אשר – בהתאם למהות העסק שלכם –לא תוכלו להזדכות תמורתן. לדוגמא: אם הנכם עוסקים בענף הבניה, נראה שלא תזדכו על קניה בסופר. זא ת לעומת חנות ממתקים, אשר תוכל להזדכות על קניה כזו. 

לרוב, רואה החשבון שלכם לא יברר אתכם דינה של כל חשבונית. במידה וימצא חשבוניות שתיראנה לא בלתי סבירות להזדכות, ולא מתאימות לעסק שלכן, הוא כנראה  ישלוף אותן מהערימה ולא יגיש לרשויות. לעתים מדובר בסכום כסף משמעותי! שימו לב: לעתים יש חנויות, חברות או עסקים אשר תרכשו שם מוצרים בעבור העסק שלכם, אך שם העסק אינו מזכיר את מהות הרכישה. ועל מה מסתכל רואה החשבון? נכון, על שם העסק.

אסביר את דבריי: בעל חנות למוצרי חשמל רכש מוצרי חשמל שונים בסופר דוגמת 'אושר עד'.  את המוצרים הוא מוכר אצלו בחנות.  כאשר יגיש את החשבונית מהסופר לרו"ח שלו, יתכן שזה האחרון יסלק אותה מהרשימה, בסוברו בטעות שמדובר בקניה משפחתית בסופר. אם כבר מדברים על חשבוניות, כדאי לדעת שכל בעל עסק זכאי  להוצאות מזון, דוגמת פגישות עסקיות במסעדה. יש לזכור בסיום הארוחה לבקש חשבונית  על הארוחה העסקית שאכלתם. 

אני ממליץ בחום: בקשו מרואה החשבון שלכם שלא להשליך לאשפה אף חשבונית! שישמור לכם במגירה ערימת חשבוניות שלא הגיש. אחת לחודש, לרבעון, או פעמיים בשנה, הקדישו ביקור במשרדו. שבו איתו ביישוב הדעת ובדקו חשבונית אחר חשבונית. סביר להניח שתמצאו שם כמה ששילמתן אותן באמת לצורך העסק. 

ואם כבר למדתם שכדאי לקפוץ לרואה חשבון מידי פעם, אז כדאי ש תתאמו עמו פגישות מסודרות פעמיים בשנה לפחות. בפגישות הללו, שבו איתו במשך שעה או שעתיים  – תלו י, כמובן, בגודל העסק  – ועברו יחד איתו על אופני התנהלות העסק שלכם. בקשו ממנו  לתת לכם טיפים והמלצות, הצעות לייעול ולשיפור, ודיווח על טעויות. 

מועדה של פגישה אחת חייב להתקיים כחודש לפני סוף השנה הלועזית. עליכם להיערך לקראתו ולהצטייד בתכנית מתאימות לשנה החדשה, להכיר את הנושאים טעוני הטיפול במועדם ולהכין תכניות שיפור. הכנה מוקדמת עדיפה על לחץ גדול ביומיים האחרונים בסוף השנה הלועזית וטיפול דחוק בהם. 

אין במאמר זה כדי להחליף יועץ או כדי להתוות דרך, ואין בדברים הנ"ל לקיחת אחריות על פעולותיכם. מקווה שעזרתי לכם. מוזמנים להביע את דעתכם או לשתף בנושאים שמעניינים אתכם. בכל שאלה ניתן לפנות במייל: [email protected]

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!