ניהול הרכש בעידן הדיגיטלי

מאת : לבנת קיזנר – מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א

כל מנהל רכש, באיזה ענף שלא יהיה, נדרש לאתר ספקים איכותיים על מנת להתמודד עם רכש של חומרי גלם ושירותים שיעמדו בטיב ובאיכות של צורכי הארגון. כשלים וליקויים בתחום הזה יגררו את הארגון לעלויות גבוהות ועלולים אף לפגוע בהכנסות ובמותג באופן בלתי הפיך. 

ארגונים עמלים בכדי להפחית את הכשלים באיכות חומרי הגלם והשרות לאורך כל ניהול שרשרת האספקה. המטרה להתמקד בזיהוי הרכיבים  הדורשים את האיכות הגבוהה ביותר, היכן יש סיכוי שיתרחשו בעיות איכות וכיצד מומלץ להפחית את הסיכון לכשלים עתידיים.

טכנולוגיות המאפשרות גישה לכל הנתונים בארגון בלחיצת כפתור ובינה מלאכותית מספקים כיום מידה גבוהה של דיוק, ומאפשרים לחברות לחזות ולהפחית תקלות איכות ברכש בצורה יעילה בהרבה מבעבר.

כאן נכנס לתמונה העידן הדיגיטלי, אשר מקל מאוד על מנהלי הרכש בהיבט זה. הוא חושף אותם לטכנולוגיות דיגיטליות המאפשרות שליטה , ניטור ובקרה בזמן אמת לאורך כל שרשרת האספקה, ומביא את ניהול איכות הרכש לרמה שלא הכרתם עד כה.

אז איך מנהל הרכש בעידן הדיגיטלי יכול להבטיח לארגון בו הוא עובד כי הרכיבים אותם הוא רוכש הינם ברמת האיכות הרצויה ליצירת מוצרים ושירותים העונים לדרישות הלקוחות? לפני שניגע בהיבט הדיגיטלי, מומלץ לאמץ שתי שיטות עבודה:

1. קבעו היכן האיכות היא החשובה ביותר

הארגון חייב להגדיר מראש היכן נדרש חומר גלם באיכות גבוהה יותר ללא פשרות והיכן ניתן לעגל פינות. המפרט של המוצר אותו מייצרים חייב לכלול את רמת האיכות הנדרשת מכל רכיב ושירות. גם לארגונים הגדולים ביותר אין את המשאבים להקצות את אותה רמת איכות לכל מוצר ומוצר, ולכן מנהל הרכש נדרש לעשות תיעדוף ולתת דגש לאותם מוצרים החשובים מבחינה אסטרטגית לארגון ודורשים רמת איכות גבוהה.

2. זהו מראש את הסיכונים בכשלי האיכות

הארגון צריך להיות מסוגל לזהות בדיוק היכן מתרחשים כשלים במהלך שרשרת האספקה על מנת למנוע את הישנותם . זו משימה לא קלה.  חברות גלובליות בדרך כלל מייצרות מגוון מוצרים, שכל אחד מהם מבוסס על רכיבים או שירותים ממאות או אלפי ספקים.

גילוי כשלי האיכות בדרך כלל  יבחן מול כשלי העבר . ההנחה היא שכשלים עתידיים באיכות יתרחשו במקום בו התרחשו בעבר.  אולם חשוב לקחת בחשבון שככל שהמוצרים משתנים בתדירות גבוהה, הנחה זו אינה תקפה עוד.

אז איך העולם הדיגיטלי יכול לעזור בהטמעת שיטות אלו?

הדיגיטציה של הארגון היא צעד חשוב לצמצום הכשלים וכן להגברת האיכות.  היא מסייעת לארגון להבין היכן לשים דגש יתר על האיכות, לזהות היכן מתרחשות בעיות איכות בכל שרשרת האספקה ולחזות כשלים פוטנציאליים - והכל עם דיוק רב מבעבר. היא מאפשרת לחברות לבצע את הפעולות המתאימות ביותר כדי לצמצם כשלים בעתיד.

אבל חשוב לזכור שהשימוש בכלים הדיגיטליים הנכונים לנסיבות הנכונות אינו מבטיח הצלחה.  כדי להפיק תועלת מלאה, חייב להיות אלמנט תומך והוא רתימת העובדים .

אני ממליצה לארגונים  ליצור צוות ניהול איכות הכולל אנשים מעולם הרכש עם מיומנויות דיגיטליות, שיטפלו בבעיות באופן פרואקטיבי . בניגוד לצוותים קיימים שאחראים על תיקון בעיות בעיקר לאחר התרחשותן, צוות זה יתמקד בשימוש בחיזוי על בסיס נתוני הארגון בכדי להבין היכן האיכות החשובה ביותר בעבודה עם ספקים ובכך לפתור כשלי איכות לפני שהם מתרחשים.  בנוסף, אני ממליצה ליישם תוכניות הכשרה עבור כל עובדי הרכש, כך שיוכלו ללמוד מיומנויות דיגיטליות שיעזרו להם לנתח את השיטות שבהם הם משתמשים כיום לניהול איכות  ספק,  על מנת לקבוע היכן שיטותיהם פחות יעילות מהשאר.

לסיכום, בעידן הדיגיטלי מנהלי רכש לא יכולים יותר להסתמך על גישות ניהול איכות מסורתיות. טכנולוגיות דיגיטליות חשובות כעת להגדרה, פיקוח ושיפור איכות המוצרים והשירותים של הארגון.  חברות שישכילו לאמץ את מלוא הפוטנציאל של הטכנולוגיות הדיגיטליות , ישפרו את איכות הרכש  שלהם תוך הגדלת הכנסות הארגון, הפחתת עלויות והגברת החדשנות.

בהצלחה!

**הכותבת היא מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום: יבוא יצוא , אנגלית עסקית , ניהול התפעול , קורס רכש וקניינות, ניהול רכש בכיר, לוגיסטיקה ומחסנים,  יועצים עסקיים , עיצוב וניהול הפקת אירועים , ניהול כללי, ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים.

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!