נא להתרחק מהמקלדת: איך עונים לאימיילים מעצבנים במיוחד?

פעמים רבות בעסקים, הדבר החשוב הוא לא איך אתם פועלים, אלא איך אתם מגיבים. לדוגמה, בנקודה זו או אחרת אתם הולכים לקבל אימייל מעצבן. הוא עשוי להגיע מהבוס או מעמית לעבודה, מלקוח עסקי או צרכני, אולי אפילו מזר. אבל לא משנה מאיפה הוא הגיע, הוא יכול להרגיש כמו סטירה בפרצוף. וכנראה שזה יגמר ברגשות פגועים, כעס, ותשוקה חזקה לענות באופן מעצבן גם כן. זו תהיה טעות. יש כמה חוקים יעילים להתמודדות עם אימיילים פוגעניים:

1. נא להתרחק מהמקלדת. תנו לעצמכם הזדמנות לעכל את ההודעה, לשקול את נקודת המבט של מי ששלח אותה, ופשוט לנקות את הראש. אנשים כותבים פעמים רבות באימייל דברים שהם לא היו אומרים פנים מול פנים (או בטלפון), והם פשוט רוצים לפרוק, בדרך כלל.

2. חכו לפחות שעה לפני שאתם מגיבים - וודאו שאתם מבלים את הזמן הזה בעיסוק בדברים אחרים. אם תתנו לכעס הראשוני לבעבע, לא תחשבו בבהירות כשתענו, ודברים עשויים להחמיר. תהיו טובים יותר.

3. אם אתם מחליטים להגיב (אחרי ששקלתם קודם האם בכלל יצא מזה משהו טוב), סיימו את מעגל האימיילים ותרימו טלפון. תגידו משהו כמו "היי, רציתי לדבר על האימייל שלך ולנסות לפתור את זה". רוב הזמן, זו דרך קלה ומהירה לפתור תחושות רעות.

4. אם זו לא אפשרות, נסו את זה: כתבו את התגובה המרושעת ביותר שמתחשק לכם, אבל אל תשלחו אותה. למעשה, תכתבו אותה במעבד התמלילים שלכם. אם תשתמשו בקליינט המייל שלכם, דחף פתאומי עשוי לגרום להקשה על כפתור השליחה. כתיבה היא דרך נהדרת להרגיע את עצמכם ולקבל פרספקטיבה על מצב קשה.

חשוב מכל, אל תשכחו שאימייל יכולה להיות צורה עלובה למדי של תקשורת, כזו שניתנת לפירוש מוטעה בקלות. הודעות שלא הובנו נכון מובילות פעמים רבות לשיחות עצבניות שלא היו קורות אחרת. אחת הדרכים הטובות ביותר להימנע מזה היא בשימוש נדיב בסמיילי. זו דרך קלה ופשוטה להגיד "זה רק בצחוק" או "אני לא רציני/ת".

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!